Fermeture des périodes?

Question : Doit-on ou non procéder à la fermeture des périodes au 31 mars ?

Ceci s’applique seulement aux clients qui utilisent le Gestionnaire 2006.

Problématique

Les écritures comptabilisant les revenus de frais de garde se font à la date de la facture, pour certains ce sera le lundi, pour d’autres le vendredi. Or, l’exercice financier se termine très souvent en plein milieu de la semaine. Il est possible de comptabiliser (régulariser) automatiquement les revenus de mars en mars et de reporter les revenus des journées d’avril au 1er avril.

De même, les écritures comptabilisant la dépense des salaires, incluant les parts de l’employeur sont faites à la date du déboursé de la paie, or la paie des derniers jours de mars est très probablement faite en avril. La dépense se rapportant aux journées travaillées en mars doit donc être comptabilisée au 31 mars, et ce même si le déboursé de la paie est fait en avril. Le logiciel Gestionnaire 2006 produira une écriture de régularisation pour cette dépense seulement si les deux conditions suivantes sont respectées:

1. La case À la fin de l’année financière ou la case À chaque période est cochée à l’onglet Calendrier de paie de Ressources humaines/ Paramètres
2. Vous faites une Fermeture partielle de l’année au menu Finances/ Assistants/ Fermeture de période

Chez Solutions CPE/G, nous pensons que la méthode calcul utilisée par le Gestionnaire 2006 est intéressante et qu’il serait avantageux de l’utiliser plutôt que de tout calculer manuellement.

Par contre, la fermeture partielle de l’exercice entraîne aussi l’impossibilité d’utiliser les assistants des modules Service de garde, Finances et Ressources humaines par la suite. Le Journal général sera la seule façon de comptabiliser les régularisations. Plusieurs écritures doivent être faites par les assistants afin de ne pas débalancer les auxiliaires (comptes-à-recevoir, comptes-fournisseurs, vacances à payer, etc) du Grand-livre.

Notre recommandations est donc de SIMULER la fermeture des périodes plutôt que le l’effectuer comme prévue.

Procédure recommandée

A. Comptabilité et préparation avant la fermeture partielle

1. Assurez-vous d’appliquer les recommandations qui suivent avant de faire les remises gouvernementales du mois de mars, sans quoi vos corrections de paie et écritures seront datées du 1er avril.
2. Assurez-vous que la paie comprenant les derniers jours travaillés de mars est faite pour tous les employés, incluant les employés en Absence non-rémunérée, afin de comptabiliser correctement les parts employeur.
3. Si des heures sont cumulées en banque et qu’elles doivent être payées, payer ces heures avec l’item de rémunération horaire approprié ET sur une journée avant le 1er avril afin que la dépense soit comptabilisée dans l’exercice financier qui se termine.
4. Si des ajustements doivent être apportés à la rémunération, aux vacances ou aux avantages sociaux d’un employé, faites ces ajustements au 31 mars
5. Lorsque toutes vos transactions seront entrées (facturation, encaissements, factures de fournisseurs, etc), que vos conciliations mensuelles sont faites (conciliation bancaire, conciliation des auxiliaires) et que vos écritures de régularisation sont faites, passez à l’étape B.

B. Préparer une copie de sécurité

C. SIMULEZ la fermeture partielle de l’exercice financier

1. En utilisant l’assistant Finances/ Assistants/ Fermeture de période, vous pourrez alors procéder à la Fermeture des périodes de avril à février si elle ne sont pas déjà fermées.
2. Ensuite, avec le même assistant, vous pourrez simuler la Fermeture partielle de l’année financière, les écritures de régularisation du module Service de garde régulariseront les revenus à reporter au 1er avril, les écritures de régularisation du module Ressources humaines comptabiliseront toutes les dépenses de la masse salariale au 31 mars, avec en contrepartie, les Salaires à payer, Vacances à payer et les diverses remises à payer.
3. Imprimez au moins une écriture individuelle présentant le calcul de régularisation que le logiciel a fait pour un enfant.
4. Imprimez l’écriture globale de régularisation du module Service de garde en utilisant la fonction Rapport éclair dans la fenêtre présentant l’écriture globale. Il n’y a pas de rapport pour obtenir la régularisation par enfant (ou par employé). Si vous voulez conserver ces calculs, il faudra faire un Rapport éclair par enfant et/ou employé.
5. Recommencez la même procédure pour les Ressources humaines (au moins un employé et l’écriture globale).

D. Saisissez manuellement les écritures globales au Journal général

1. Au menu Finances/ Journal général, ajoutez une nouvelle écriture
2. L’écriture sera datée du 31 mars de l’exercice terminé
3. Inscrivez une date de renversement au 1er avril (le lendemain)
4. TRUC : complétez la description de l’écriture seulement après avoir saisi toutes les lignes. Ceci évite que la description se copie sur chaque ligne de l’écriture
5. Saisissez l’écriture globale de Régularisation des frais de garde telle que imprimée par le Rapport éclair de l’étape C. SAUF, pour un détail : Le Gestionnaire 2006 place la contrepartie des revenus en un montant au poste intégré de Régularisation des frais de garde, habituellement le poste 2600 – Revenus reportés. Nous considérons que le total des subvention doit avoir comme contrepartie le poste de Subvention à recevoir (habituellement 0300), les revenus de frais de garde eux peuvent être placés au poste Revenus reportés.
6. Saisissez l’écriture globale de Régularisation des paies telle que imprimée par le Rapport éclair de l’étape C. NOTE IMPORTANTE : Même si votre poste de Grand-livre Vacances à payer balancait avec la Liste des vacances courues et à payer avant cette opération, il sera maintenant débalancé du montant régularisé par la coupure au 31 mars, il se rebalance le lendemain avec l’écriture de renversement.

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Soutien

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(1) : Le logiciel Gestionnaire 2006 est la propriété de Micro-Accès. Solutions CPE/G n’y étant liée d’aucune façon.