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États financiers mensuels régularisés

Depuis les années de gel des subventions et maintenant avec les règles budgétaires actuelles, tout service de garde subventionné doit assurer un suivi budgétaire mensuellement. Attendre la fin de l’exercice que l’expert-comptable détermine le résultat n’est plus une option.

De plus, le Conseil d’administration, tout comme les propriétaires de garderies, demanderont un suivi plus serré afin de ne pas être surpris en fin d’exercice. Des états financiers mensuels régularisés permettent aussi au gestionnaire de prendre des décisions éclairées et de modifier ses pratiques le cas échéant.

Voici quelques recommandations concernant cette pratique :

REVENUS PLUS RÉALISTES EN COMPTABILITÉ D’EXERCICE
1. Implanter la gestion des subventions dans votre logiciel ACCEO Service de garde (Gestionnaire). Votre logiciel peut comptabiliser les allocations Services directs. Nous avons développé une méthode simple pour comptabiliser les autres allocations qui peuvent être ajustées en cours d’exercice.

2. Activer l’option de régularisation « À chaque période » au module Service de garde. Ceci vous permettra d’obtenir automatiquement les revenus de frais de garde et de subvention pour le nombre de jours dans le mois plutôt que 4 ou 5 semaines (donc des revenus liés directement à l’occupation).

DÉPENSES RÉGULARISÉES EN COMPTABILITÉ D’EXERCICE
3. Activer l’option de régularisation « À chaque période » au module Ressources humaines. Ceci vous permettra d’obtenir automatiquement la dépense précise de rémunération pour le nombre de jour dans le mois plutôt que le nombre de paies versées dans le mois.

4. Comptabiliser toutes vos factures au menu « Factures de fournisseurs » à la date de la facture. La répartition par composante est aussi de rigueur si cela s’applique.

5. Pour les factures plus importantes qui parfois représentent un service sur plusieurs mois ou sur l’année, nous suggérons une méthode qui permet de répartir la dépense sur la période applicable plutôt que de « pénaliser » la période de réception de la facture.

6. Répartissez ou demander du soutien pour répartir vos amortissements mensuellement. Ceci vous permettra d’obtenir toute l’année des résultats plus réalistes.

7. En prenant quelques précautions et faisant quelques conciliations, notamment vos conciliations bancaires et en suivant nos recommandations, vous pourrez fermer vos périodes au fur et à mesure afin d’obtenir les deux régularisations de période suggérées aux points 2 et 3.

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour plus d’informations ou pour obtenir du soutien et de la formation sur ces recommandations.

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